Kancelara Radcy Prawnego
Paulina Jaczyńska
Skontaktuj się z Kancelarią Radcy Prawnego Paulina Jaczyńska
Masz wątpliwości, czy dokumentacja w Twoim gabinecie psychologicznym jest kompletna i zgodna z RODO?
A może dopiero zaczynasz działalność i chcesz uniknąć kosztownych błędów?
Skontaktuj się ze mną – pomogę Ci bezpiecznie przygotować dokumenty dopasowane do Twojej praktyki.
KANCELARIA RADCY PRAWNEGO
PAULINA JACZYŃSKA
Pon - Pt: 9:00 - 17:00
+48 789 019 861
Poprzednie wpisy
Dokumentacja pacjenta w gabinecie psychologicznym
Umowa B2B a etat – sprawdź, czy Twoja współpraca nie narusza prawa
Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia – poznaj swoje prawa
Spór spadkowy – jak rozwiązać konflikt między spadkobiercami?
Zachowek – Twoje prawa w spadku.
Jak obliczyć alimenty na dziecko w 2025 roku – przewodnik po najważniejszych kryteriach
Przemoc domowa a rozwód i władza rodzicielska
Koszty w sprawach o rozwód.
Rozwód z orzekaniem o winie czy bez?
Jak sąd ustala miejsce zamieszkania dziecka i władzę rodzicielską?
Dokumentacja pacjenta w gabinecie psychologicznym – co powinieneś mieć już na starcie?
Dokumentacja pacjenta w gabinecie psychologicznym to jeden z najważniejszych, a jednocześnie najczęściej bagatelizowanych elementów prowadzenia prywatnej praktyki.
Wielu psychologów rozpoczynających działalność skupia się przede wszystkim na przygotowaniu merytorycznym, pozyskaniu pierwszych pacjentów oraz organizacji pracy gabinetu, odkładając kwestie formalne na później.
Tymczasem, jako radca prawny radzę, że prawidłowo prowadzona dokumentacja pacjenta ma kluczowe znaczenie nie tylko z punktu widzenia zgodności z przepisami prawa, ale również bezpieczeństwa samego psychologa w razie sporu, skargi pacjenta lub kontroli organów nadzorczych.
Regulamin przewarzania danych osobowych
Już od pierwszego kontaktu z pacjentem psycholog przetwarza dane osobowe, w tym dane szczególnej kategorii, dane wrażliwe, dotyczące zdrowia psychicznego.
Oznacza to, że staje się administratorem danych osobowych w rozumieniu przepisów RODO i ponosi pełną odpowiedzialność za sposób ich gromadzenia, przechowywania oraz zabezpieczenia.
Niezależnie od tego, czy dokumentacja prowadzona jest w formie papierowej, elektronicznej czy mieszanej, obowiązki prawne pozostają takie same. Brak odpowiednich dokumentów lub ich nieprawidłowe prowadzenie może skutkować naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych, a w konsekwencji odpowiedzialnością finansową i prawną.
Ważne jest również, że pacjent powinien mieć możliwość zapoznania się z dokumentacją RODO. Nie ma obowiązku zmuszania pacjenta do czytania całego RODO przed rozpoczęciem terapii 😊.
Wystarczy aby dokumenty były dostępne w każdym czasie dla każdego pacjenta do wglądu.
Karta pacjenta
Podstawowym elementem dokumentacji w gabinecie psychologicznym jest karta pacjenta, która zawiera dane identyfikacyjne oraz informacje organizacyjne związane z przebiegiem terapii. Karta pacjenta nie jest dokumentem, którego forma jest ściśle uregulowana przepisami prawa - w zasadzie nie jest w ogóle. Może mieć dowolną formę, ale musi zawierać wszystkie informacje o pacjencie, w tym dane osobowe, informacje o przebytych chorobach, zastosowanym leczeniu etc.
Choć notatki terapeutyczne często mają charakter roboczy, również one podlegają ochronie prawnej i muszą być przechowywane w sposób zapewniający poufność oraz ograniczony dostęp osób trzecich.
Psycholog powinien od początku określić, w jakiej formie dokumentacja będzie prowadzona oraz jakie środki techniczne i organizacyjne zostaną zastosowane w celu jej zabezpieczenia.
Klauzula informacyjna RODO
Równie istotnym elementem jest prawidłowe spełnienie obowiązku informacyjnego wobec pacjenta.
Klauzula informacyjna RODO powinna zostać przekazana najpóźniej przy pierwszym kontakcie i jasno wyjaśniać, kto jest administratorem danych, w jakim celu dane są przetwarzane, jak długo będą przechowywane oraz jakie prawa przysługują pacjentowi.
W praktyce brak takiej klauzuli jest jednym z najczęstszych uchybień stwierdzanych w gabinetach psychologicznych i może być uznany za poważne naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych.
Zgoda pacjenta na udział w terapii
Istotną rolę odgrywa również świadoma zgoda pacjenta na udział w terapii.
Choć przepisy nie narzucają jednego, uniwersalnego wzoru takiej zgody, dokument ten pełni ważną funkcję porządkującą relację terapeutyczną.
Pacjent powinien zostać poinformowany o charakterze terapii, jej celu, zasadach poufności oraz możliwości rezygnacji.
Z perspektywy psychologa zgoda ta stanowi zabezpieczenie na wypadek nieporozumień lub zarzutów dotyczących sposobu prowadzenia terapii.
Regulamin gabinetu
Nie można pominąć również znaczenia regulaminu gabinetu psychologicznego.
Dokument ten pozwala jasno określić zasady współpracy, w tym kwestie związane z umawianiem i odwoływaniem wizyt, płatnościami, spóźnieniami czy zasadami kontaktu poza sesjami. Brak regulaminu często prowadzi do konfliktów z pacjentami i utrudnia egzekwowanie należności, co w dłuższej perspektywie może negatywnie wpływać na stabilność finansową praktyki.
Koniecznie trzeba zwrócić szczególną uwagę na kwestię odwoływania wizyt, w kontekście umowy zawartej na odległość. Przepisy jasno wskazują, że w przypadku zawarcia umowy na odległość konsumentowi przysługuje prawo odstąpienia od umowy w terminie 14 dni bez podania przyczyny. W regulaminie nie można zawrzeć postanowienia, na podstawie którego terapeuta nabywa prawo do zatrzymania kwoty za usługę, jeśli konsument odstąpił od umowy w ustawowym terminie 14 dni. Jest to klauzula niedozwolona.
Umowa
Większość terapeutów i psychologów nie zawiera umów pisemnych ze swoimi pacjentami, rozpoczynając terapię na podstawie „umowy ustnej”.
Warto w tym miejscu wskazać, iż umowa o świadczenie jakichkolwiek usług stanowi solidne zabezpieczenie w przypadku roszczeń pacjentów.
W umowie terapeutycznej można uregulować przede wszystkim fakt zawarcia umowy terapeutycznej, cel terapii, przewidywane działanie terapeutyczne, obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej czy warunków płatności. Dobrze i jasno sprecyzowana umowa stanowi zabezpieczenie interesów terapeuty jak i pacjenta. Nie warto odstępować od praktyki jej zawarcia.
Procedury wewnętrzne
Ważnym, choć często niedocenianym elementem dokumentacji są również wewnętrzne procedury dotyczące ochrony danych i dokumentów.
Psycholog powinien posiadać jasno określone zasady przechowywania dokumentacji, niszczenia dokumentacji, ograniczenia dostępu do danych oraz postępowania w razie naruszenia ich bezpieczeństwa. RODO wymaga, aby środki te były adekwatne do skali i charakteru przetwarzania, co oznacza, że nawet jednoosobowy gabinet nie jest zwolniony z tego obowiązku.
Świadczenie usług drogą elektroniczną
W dobie spotkań zdalnych psychologowie i psychoterapeuci również mają możliwość prowadzenia terapii on – line.
Niewątpliwie jest to duże udogodnienie, zarówno dla terapeuty jak i dla pacjenta, które jednocześnie rodzi konkretne obowiązki po stronie terapeuty.
Rejestracja wizyt on – line czy prowadzenie samej terapii on – line nakłada obowiązek sporządzenia regulaminu świadczenia usług on – line, co wynika z aktualnie obowiązujących przepisów prawa.
Regulamin świadczenia usług on – line powinien zawierać przede wszystkim:
- nazwę i dane gabinetu,
- rodzaj i zakres świadczonych usług,
- warunki świadczonych usług,
- zasady zawierania i rozwiązywania umowy,
- zasady procedury reklamacyjnej,
- zasady przetwarzania danych osobowych,
- prawa i obowiązki stron,
- zasady płatności i zwrotów,
- oświadczenie o zapoznaniu z zagrożeniami związanymi ze świadczeniem usług on – line,
- postanowienia końcowe
Prawidłowe przygotowanie dokumentacji pacjenta już na etapie rozpoczynania działalności pozwala uniknąć wielu problemów w przyszłości i daje realne poczucie bezpieczeństwa prawnego.
Warto pamiętać, że gotowe wzory dokumentów dostępne w internecie rzadko są dostosowane do konkretnej praktyki i aktualnego stanu prawnego. Dlatego coraz więcej psychologów decyduje się na indywidualne przygotowanie dokumentacji przy wsparciu radcy prawnego, co pozwala skupić się na pracy z pacjentami bez obaw o konsekwencje formalne.
